ダ・ヴィンチ - ワラウ

ムダな会議に出たくない? 実績を上げる会議の最適人数は? 今見直したいダメな会議・MTG

2020年7月1日

  • 『SUPER MTG スーパー・ミーティング』(スティーヴン・G・ロゲルバーグ:著、桜田直美:訳/サンマーク出版)

    「この後また1時間の会議か。集中力がもたない…」
     テレワークになっても、会社の会議・MTGは一向に減る気配を見せない。むしろ、上司・同僚の席や社内の廊下で気軽に話し合うことができないから、大した内容でなくともMTGを設定して時間を確保する必要があったりする。特にMTGが多い日は、なかなか個人の作業時間がとれず、気づけば何も進まないまま定時を迎えることも…。
     
     テレワークが広がり働き方改革が進む今、会議の質も見直してみてはどうだろうか。本書『SUPER MTG スーパー・ミーティング』(スティーヴン・G・ロゲルバーグ:著、桜田直美:訳/サンマーク出版)は、研究論文などのエビデンスに基づき、効率的なMTGのメソッドをわかりやすく教えてくれる本だ。実際に導入している企業の事例も紹介されているので、「自分のチームならどうするだろう?」とイメージもつきやすい。早速、内容を見てみよう。


     予定の時間になり、5、10分と時間が過ぎていく…。会議に必要なメンバーの誰か(だいたい偉い人)が数分でも遅刻すると、とたんにモチベーションが削がれる。こんなことはないだろうか。本書によれば、世の中の約50%のMTGが遅れて始まり、10分遅れると内容に悪影響を及ぼすという。お互いの発言をよく聞かず、むしろ妨害する傾向が強まるのだとか。


     役職が高い人や決裁者に「遅刻するな」というのはむずかしいが、チーム内のルール変更でこれをなるべく回避する方法もある。たとえば、グーグルでは、「50/25ルール」を導入している。1時間のMTGは50分に、30分のMTGは25分にそれぞれ短縮した。会議の内容が引き締まるし、5分10分の隙間時間があるおかげで、前後の移動や次の会議の準備にも余裕が出る。



     MTGの人数を減らすことで、メンバーが会議に費やす時間を減らすこともできる。私たちは、しばしば「とりあえず」で関係者を広く招待しがちだ(人数が多いことで安心したり、決まったことに対して後から文句を言われたくないという気持ちもあるかもしれない)。だが、このやり方では会議の質を落としてしまうという。

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